Padasjoen Säästöpankkisäätiö käsittelee kaikki apurahahakemukset samalla tavalla. Kaikki hakemukset toimitetaan Padasjoen Säästöpankkisäätiön asiamiehelle, joka tekee ensimmäisen arvion hankkeen soveltuvuudesta säätiölle. Tarvittaessa asiantuntijaryhmä arvioi hankkeen, jonka jälkeen asiamies tekee päätösehdotuksen säätiön hallitukselle. Säätiön hallitus tekee lopulliset apurahapäätökset.

Mikäli apuraha päätetään myöntää hakijalle, hankesuunnitelma vahvistetaan ja hankkeen mahdollisesta raportoinnista sovitaan erikseen apurahan saajan kanssa. Apurahojen maksu sidotaan tarvittaessa raportointiin.